外国文書認証手続きについて

概要

現地法人を設立するなど外国で事業や取引をする場合、外国に定住する場合、留学や仕事をする場合、外国で裁判や行政上の手続に関係する場合など、外国の関係機関の要求に従い日本で発行・作成された文書を外国に向けて提出することがあります。

外国で日本語が書いてある文書をそのまま提出しても、外国の機関にその内容は理解されず、文書自体の有効性もわかりません。そのため、日本語で書かれた文書に有効性をもたせるために行われる手続きが、外国文認証手続きです。

外国文認証は、相手国により、あるいは文書の性質により、求められている認証の方法及び認証の内容が異なります。

公文書の認証

公文書とは、法務局や市区役所など日本の官公署が発行した文書です。登記事項証明書(登記簿謄本)や戸籍謄本などは公文書に当たります。

証明の流れ
  1. 文書の取得(法務局・市区役所など)
  2. 外務省による「公印確認」
  3. 在日外国領事による認証
  4. 相手先へ提出

※公印確認とは、日本国外務省による、日本の公文書に押印された公印の確認証明です

※公印確認は「公印」のある公文書にしかされません。登記事項証明書は発行者が登記官 となっているので、そのままでは外務省で公印確認ができません。その場合は書類に管轄 する法務局で公印を受けてから、外務省の認証手続きを行います。

私文書の認証

私文書とは、個人や会社で作成した文書です。私文書の認証に関しては、公証人による認証が必要になります。

証明の流れ
  1. 文書の作成
  2. 公証人の認証手続き
  3. 法務局長による「公印証明」
  4. 外務省による「公印確認」
  5. 在日外国領事による認証
  6. 相手先へ提出

アポスティーユ(付箋による証明)

アメリカ合衆国、イギリス、フランス、ドイツ、ロシア、香港などハーグ条約(認証不要条約)に加盟している国(地域)に証明書を提出する場合には,駐日領事による認証は不要です。

この場合、使用しようとする文書に外務省においてアポスティーユ(付箋による証明)の付与が行われれば、駐日領事による認証はなくとも、駐日領事の認証があるのと同等として,提出先国(地域)で使用することが可能になります。

なお、加盟国であっても駐日領事の認証を要求する機関がありますので、注意が必要です。

外国文認証の必要がある場合には、当事務所にお問い合わせください。

 

古田行政書士事務所  行政書士 古田誠司

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